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Haben Sie das schon mal erlebt? - Es kommt ein Anruf und Sie brauchen zur Beantwortung ein bestimmtes Dokument, einen Brief, eine Rechnung, was auch immer. Dann heißt es, Moment mal bitte, ich muß mal zum Schrank - und Sie fangen an zu suchen, leider ist gerade die benötigte Rechnung nicht am richtigen Platz eingeordnet, Sie finden sie nicht auf Anhieb, müssen also den Anrufer vertrösten - ich rufe später zurück. Einfache Aufgaben können auf diese Weise nicht sofort erledigt werden, es fehlt der schnelle Überblick.

ALCO HOUSE 5.1 hat hier die Lösung. Mit dem Dokumentenmanagement können Sie eingehende Post dem Absender, einem Objekt, einem Sachbearbeiter, also einem Vorgang zuordnen. Diese Dokuemente erscheinen im Informationsmanagement gemeinsam mit den internen Dokumenten (Ausgangspost), den Telefonnotizen, Reparaturaufträgen etc., so dass eine komplette Vertragsakte entsteht. Jeder Sachbearbeiter hat den Überblick und kann bei Badarf auf alle Informationen, die sonst in der Ablage verschwinden, zugreifen, ohne den Arbeitsplatz verlassen zu müssen.

Noch spannender wird es bei der Zuordnung von Rechnungen. Sie können Rechnungen einem Vorgang zuordnen. Dann erhält der Mitarbeiter, der die Rechnung bearbeiten muss, eine Info, an der die Eingangsrechnung hängt. Wenn die Rechnung bearbeitet (sachliche und rechnerische Richtigkeit ist geprüft) und als erledigt markiert wurde, wird sie automatisch zur Bezahlung eingetragen. An diesem Eintrag im Zahlungsprogramm hängt wiederum die Rechnung. Wird die Bezahlung ausgeführt, bleibt die Rechnung an der daraus entstehenden Buchung hängen und ist nach dem Buchungsvorgang auch in bestimmten Auswertungen einsehbar.

So sind die benötigten Dokumente jederzeit im System verfügbar und können nach Belieben eingesehen werden. Sie stehen somit sogar Fernarbeitsplätzen zur Verfügung, die ja erfahrungsgemäß ein wenig Schwierigkeiten haben, an den Aktenschrank zu gelangen.

Nutzer der ALCO Online-Schnittstelle können bereits bei der Zuordnung wählen, welche der zugeordneten Dokumente auch in der Online-Schnittstelle verfügbar sein sollen.

Der ALCO HOUSE 5.1-HTML-Export beinhaltet in den exportierten Buchungen auch automatisch die zugeordneten Rechnungen.

Lassen Sie sich die Funktionsweise und die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements von uns präsentieren!

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ALCO HOUSE 5.1

Mit ALCO HOUSE 5.1 bieten wir eine bewährte, ausgereifte und umfassende Systemlösung für die Verwaltung von Immobilien. Dabei reicht die Palette der Möglichkeiten vom kleinen Einzelplatzsystem mit ca. 20 Wohneinheiten bis hin zu großen Mehrplatzanlagen und –systemen die weit über 20.000 Wohneinheiten mit unserem Programm verwalten..

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ALCO HOUSE 5.1 - Geschichte

Seit über 25 Jahren entwickelt die ALCO Computer-Dienstleistungs-GmbH als unabhängiges Unternehmen Softwareprodukte für die Immobilienwirtschaft. Dabei haben wir uns mit unserem Hauptprodukt „ALCO HOUSE“ seit der ersten Programmversion für eine INTEGRIERTE SYSTEMLÖSUNG entschieden.
Unsere Philosophie einer engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden und der Immobilienwirtschaft ermöglicht uns bereits heute Systemlösungen für die Anforderungen von morgen liefern zu können.
Zwischen der ersten DOS-Programmversion bis zur aktuellen ALCO HOUSE 5.1-Version liegen Welten und ein langer Weg. Diesen Weg haben wir mit unseren heute über 500 Kunden gemeinsam beschritten. Das auf diese Weise und in den mehr als 25 Jahren gewonnene umfangreiche und umfassende Fachwissen sowie die Erfahrung sind die Grundlage für den Erfolg von ALCO HOUSE 5.1.

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Einfache Bedienung

Mit unserem Kernprodukt ALCO HOUSE 5.1 haben wir, wie auch mit den vorangegangenen Versionen, dem Interesse und Wunsch der Immobilienwirtschaft und insbesondere unserer Kunden nach einer integrierten Systemlösung für die Immobilienverwaltung Rechnung getragen. Dabei wurde und wird stets größter Wert auf eine einfache und intuitive Bedienbarkeit unserer Softwarelösungen gelegt und werden besonders die Bedürfnisse unserer Kunden aus der praktischen Tätigkeit berücksichtigt. Dadurch erreichen wir nicht nur die gewünschte einfache und intuitive Bedienbarkeit, sondern auch eine ausgereifte und ausgefeilte Funktionalität unserer Produkte.
Für uns gilt daher: „Ihr Vertrauen und Ihr unternehmerischer Erfolg ist uns wichtig!“
Deshalb setzen Unternehmen und private Verwalter auf die Zuverlässigkeit und klare Struktur unserer Produkte.

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ALCO HOUSE 5.1 im Überblick

Mit ALCO HOUSE 5.1 stellen wir Ihnen neben einer mandantenfähigen Buchhaltung, einem umfassende Abrechnungs- und Umlagenberechnungsystem, eines zentralen Informations- und Dokumentenmanagementsystems weitere umfangreiche, praxisorientierte Funktionalitäten zur Verfügung. Unsere Lösungen inklusive der intelligenten Schnittstellen erhöhen nicht nur Ihre Effektivität sondern führen zudem zu einer enormen Zeitersparnis.

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ALCO HOUSE 5.1 im Detail

Beispielsweise können durch das Einlesen von Bankdaten und Bankbuchungen in die zentrale Buchhaltung bis zu 95% der Buchungen automatisch kontiert und verbucht werden. Zusammen mit dem Dokumentenmanagementsystem, welches eine Verknüpfung von Belegen in Bildformaten (z.B. PDF, TIFF etc.) mit den jeweiligen Buchungen zulässt, steht Ihnen nicht nur eine ordnungsgemäße und übersichtliche Buchhaltung, sondern jederzeit per einfachem Mouse-Klick auch die Einsicht in die entsprechenden Belege zur Verfügung. Belege müssen damit nicht ständig in Papierform von A nach B getragen werden. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Rechnungen, Geschäftsbriefe und Notizzettel verlagern sich vom Schreibtisch in den PC und sind dort sicher aufgehoben. Zudem können die Dokumente und Informationen in elektronischer Form weiterbearbeitet werden (Workflow). Durch vorher angelegte Strukturen im Archiv und intelligente Suchmaschinen können die Dokumente schnell wiedergefunden werden.

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