Haben Sie das schon mal erlebt? - Es kommt ein Anruf und Sie brauchen zur Beantwortung ein bestimmtes Dokument, einen Brief, eine Rechnung, was auch immer. Dann heißt es, Moment mal bitte, ich muß mal zum Schrank - und Sie fangen an zu suchen, leider ist gerade die benötigte Rechnung nicht am richtigen Platz eingeordnet, Sie finden sie nicht auf Anhieb, müssen also den Anrufer vertrösten - ich rufe später zurück. Einfache Aufgaben können auf diese Weise nicht sofort erledigt werden, es fehlt der schnelle Überblick.

ALCO HOUSE 5.1 hat hier die Lösung. Mit dem Dokumentenmanagement können Sie eingehende Post dem Absender, einem Objekt, einem Sachbearbeiter, also einem Vorgang zuordnen. Diese Dokuemente erscheinen im Informationsmanagement gemeinsam mit den internen Dokumenten (Ausgangspost), den Telefonnotizen, Reparaturaufträgen etc., so dass eine komplette Vertragsakte entsteht. Jeder Sachbearbeiter hat den Überblick und kann bei Badarf auf alle Informationen, die sonst in der Ablage verschwinden, zugreifen, ohne den Arbeitsplatz verlassen zu müssen.

Noch spannender wird es bei der Zuordnung von Rechnungen. Sie können Rechnungen einem Vorgang zuordnen. Dann erhält der Mitarbeiter, der die Rechnung bearbeiten muss, eine Info, an der die Eingangsrechnung hängt. Wenn die Rechnung bearbeitet (sachliche und rechnerische Richtigkeit ist geprüft) und als erledigt markiert wurde, wird sie automatisch zur Bezahlung eingetragen. An diesem Eintrag im Zahlungsprogramm hängt wiederum die Rechnung. Wird die Bezahlung ausgeführt, bleibt die Rechnung an der daraus entstehenden Buchung hängen und ist nach dem Buchungsvorgang auch in bestimmten Auswertungen einsehbar.

So sind die benötigten Dokumente jederzeit im System verfügbar und können nach Belieben eingesehen werden. Sie stehen somit sogar Fernarbeitsplätzen zur Verfügung, die ja erfahrungsgemäß ein wenig Schwierigkeiten haben, an den Aktenschrank zu gelangen.

Nutzer der ALCO Online-Schnittstelle können bereits bei der Zuordnung wählen, welche der zugeordneten Dokumente auch in der Online-Schnittstelle verfügbar sein sollen.

Der ALCO HOUSE 5.1-HTML-Export beinhaltet in den exportierten Buchungen auch automatisch die zugeordneten Rechnungen.

Lassen Sie sich die Funktionsweise und die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements von uns präsentieren!

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