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Wo liegen Ihre Dokumente denn eigentlich so rum? - Verzeihen Sie mir diese direkte Frage, natürlich, so nehme ich an, werden Sie Ihre Dokumente nach einem bestimmten Schema geordnet in Ordnern in einem Aktenschrank aufbewahren, so sieht es schließlich ziemlich einheitlich in allen Firmen, die sich mit der Verwaltung von Immobilien befassen, aus.

Was tun Sie, wenn Sie oder ein Kunde irgendein Dokument, eine Rechnung oder dergleichen benötigt? - Dann geht jemand auf die Suche nach dem richtigen Ordner aus dem richtigen Jahr mit den richtigen Dokumenten, blättert, bis er gefunden hat, was er sucht, kopiert das Dokument, legt das Original zurück, verschickt die Kopie und setzt sich wieder an seinen Schreibtisch.

Was machen Sie, wenn Sie zu einer Eigentümerversammlung gehen, haben Sie dann Belege dabei? In der Regel wird man das nicht tun. Jetzt kommt aber eine Frage auf, die nur nach Einblick in die entsprechende Rechnung beantwortet werden kann. Sie werden also erklären, dass Sie sofort morgen früh die entsprechende Rechnung raussuchen werden und auf oben schon beschriebenem Wege dem Fragesteller zukommen lassen werden.

Klingt alles ziemlich umständlich und hört sich so an, als ob das eine ganze Menge an wertvoller Abreitszeit benötigt.

Geht das denn nicht anders?

Na aber selbstverständlich geht das für Nutzer von ALCO HOUSE anders!
Es gibt ja das Dokumentenmanagement für ALCO HOUSE.

Aber was kann das denn besser? - Alle Dokumente, die damit in ALCO HOUSE integriert werden, können sie jederzeit, ohne vom Schreibtisch aufzustehen einsehen, ausdrucken, per Mail versenden, als Fax verschicken. Sie können einerseits für Ihre Mieter und Eigentümer eine vollständige Akte führen. Die von Ihnen erstellten Anschreiben, Serienbriefe, Mahnungen, Abrechnungen werden ja ohnehin beim Empfänger hinterlegt.

Wenn Sie eingehende Post mit dem Dokumentenmanagement verarbeiten, können Sie diese Dokumente in einem Workflow den betreffenden Sachbearbeitern zukommen lassen und dabei gleichzeitig dem betreffeneden Objekt, dem Mieter oder Eigentümer, der Einheit und z.B. Ihren eigenen Projekten zuordnen und das Dokument dabei über Ihre eigene Dokumentenstruktur jederzeit wieder auffindbar ablegen.

Noch spannender ist die Zuordnung von Rechnungen egal, ob es sich um Einzel- oder Dauerrechnungen handelt. Eingehende Rechnungen können Sie per Workflow dem Sachbearbeiter zukommen lassen, der die Rechnung prüfen soll, der kann, wenn seine Prüfung erledigt ist, daraus direkt eine Überweisung erstellen, an der natürlich gleich die Rechnung angehängt ist. Wenn die Zahlung erfolgt ist, bleibt die Rechnung an der daraus entstehenden Buchung, so dass sie jederzeit von jedem berechtigten Arbeitsplatz aus eingesehen werden kann.

Ein besonderer Vorteil entsteht, wenn Sie Fernarbeitsplätze haben, diese können meist nur schlecht auf die im Büro abgelegten Rechnungen zugreifen, es sei denn, Sie verwenden ALCO HOUSE und das Dokumentenmanagement.

Es darf natürlich nicht verschwiegen werden, dass am Anfang etwas Aufwand zu betreiben ist, die Dokumente müssen natürlich eingescannt werden und zumindest dem Sachbearbeiter zugeordnet werden, der sich darüm kümmern soll.

Am Besten, Sie schauen sich die Arbeitsweise und das Ergebnis des Dokumentenmanagements in ALCO HOUSE einmal an. Tragen Sie einfach Ihren Terminwunsch unten in das Formular ein, wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.


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ALCO HOUSE 5.1

Mit ALCO HOUSE 5.1 bieten wir eine bewährte, ausgereifte und umfassende Systemlösung für die Verwaltung von Immobilien. Dabei reicht die Palette der Möglichkeiten vom kleinen Einzelplatzsystem mit ca. 20 Wohneinheiten bis hin zu großen Mehrplatzanlagen und –systemen die weit über 20.000 Wohneinheiten mit unserem Programm verwalten..

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ALCO HOUSE 5.1 - Geschichte

Seit über 25 Jahren entwickelt die ALCO Computer-Dienstleistungs-GmbH als unabhängiges Unternehmen Softwareprodukte für die Immobilienwirtschaft. Dabei haben wir uns mit unserem Hauptprodukt „ALCO HOUSE“ seit der ersten Programmversion für eine INTEGRIERTE SYSTEMLÖSUNG entschieden.
Unsere Philosophie einer engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden und der Immobilienwirtschaft ermöglicht uns bereits heute Systemlösungen für die Anforderungen von morgen liefern zu können.
Zwischen der ersten DOS-Programmversion bis zur aktuellen ALCO HOUSE 5.1-Version liegen Welten und ein langer Weg. Diesen Weg haben wir mit unseren heute über 500 Kunden gemeinsam beschritten. Das auf diese Weise und in den mehr als 25 Jahren gewonnene umfangreiche und umfassende Fachwissen sowie die Erfahrung sind die Grundlage für den Erfolg von ALCO HOUSE 5.1.

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Einfache Bedienung

Mit unserem Kernprodukt ALCO HOUSE 5.1 haben wir, wie auch mit den vorangegangenen Versionen, dem Interesse und Wunsch der Immobilienwirtschaft und insbesondere unserer Kunden nach einer integrierten Systemlösung für die Immobilienverwaltung Rechnung getragen. Dabei wurde und wird stets größter Wert auf eine einfache und intuitive Bedienbarkeit unserer Softwarelösungen gelegt und werden besonders die Bedürfnisse unserer Kunden aus der praktischen Tätigkeit berücksichtigt. Dadurch erreichen wir nicht nur die gewünschte einfache und intuitive Bedienbarkeit, sondern auch eine ausgereifte und ausgefeilte Funktionalität unserer Produkte.
Für uns gilt daher: „Ihr Vertrauen und Ihr unternehmerischer Erfolg ist uns wichtig!“
Deshalb setzen Unternehmen und private Verwalter auf die Zuverlässigkeit und klare Struktur unserer Produkte.

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ALCO HOUSE 5.1 im Überblick

Mit ALCO HOUSE 5.1 stellen wir Ihnen neben einer mandantenfähigen Buchhaltung, einem umfassende Abrechnungs- und Umlagenberechnungsystem, eines zentralen Informations- und Dokumentenmanagementsystems weitere umfangreiche, praxisorientierte Funktionalitäten zur Verfügung. Unsere Lösungen inklusive der intelligenten Schnittstellen erhöhen nicht nur Ihre Effektivität sondern führen zudem zu einer enormen Zeitersparnis.

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ALCO HOUSE 5.1 im Detail

Beispielsweise können durch das Einlesen von Bankdaten und Bankbuchungen in die zentrale Buchhaltung bis zu 95% der Buchungen automatisch kontiert und verbucht werden. Zusammen mit dem Dokumentenmanagementsystem, welches eine Verknüpfung von Belegen in Bildformaten (z.B. PDF, TIFF etc.) mit den jeweiligen Buchungen zulässt, steht Ihnen nicht nur eine ordnungsgemäße und übersichtliche Buchhaltung, sondern jederzeit per einfachem Mouse-Klick auch die Einsicht in die entsprechenden Belege zur Verfügung. Belege müssen damit nicht ständig in Papierform von A nach B getragen werden. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Rechnungen, Geschäftsbriefe und Notizzettel verlagern sich vom Schreibtisch in den PC und sind dort sicher aufgehoben. Zudem können die Dokumente und Informationen in elektronischer Form weiterbearbeitet werden (Workflow). Durch vorher angelegte Strukturen im Archiv und intelligente Suchmaschinen können die Dokumente schnell wiedergefunden werden.

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