Wo liegen Ihre Dokumente denn eigentlich so rum? - Verzeihen Sie mir diese direkte Frage, natürlich, so nehme ich an, werden Sie Ihre Dokumente nach einem bestimmten Schema geordnet in Ordnern in einem Aktenschrank aufbewahren, so sieht es schließlich ziemlich einheitlich in allen Firmen, die sich mit der Verwaltung von Immobilien befassen, aus.

Was tun Sie, wenn Sie oder ein Kunde irgendein Dokument, eine Rechnung oder dergleichen benötigt? - Dann geht jemand auf die Suche nach dem richtigen Ordner aus dem richtigen Jahr mit den richtigen Dokumenten, blättert, bis er gefunden hat, was er sucht, kopiert das Dokument, legt das Original zurück, verschickt die Kopie und setzt sich wieder an seinen Schreibtisch.

Was machen Sie, wenn Sie zu einer Eigentümerversammlung gehen, haben Sie dann Belege dabei? In der Regel wird man das nicht tun. Jetzt kommt aber eine Frage auf, die nur nach Einblick in die entsprechende Rechnung beantwortet werden kann. Sie werden also erklären, dass Sie sofort morgen früh die entsprechende Rechnung raussuchen werden und auf oben schon beschriebenem Wege dem Fragesteller zukommen lassen werden.

Klingt alles ziemlich umständlich und hört sich so an, als ob das eine ganze Menge an wertvoller Abreitszeit benötigt.

Geht das denn nicht anders?

Na aber selbstverständlich geht das für Nutzer von ALCO HOUSE anders!
Es gibt ja das Dokumentenmanagement für ALCO HOUSE.

Aber was kann das denn besser? - Alle Dokumente, die damit in ALCO HOUSE integriert werden, können sie jederzeit, ohne vom Schreibtisch aufzustehen einsehen, ausdrucken, per Mail versenden, als Fax verschicken. Sie können einerseits für Ihre Mieter und Eigentümer eine vollständige Akte führen. Die von Ihnen erstellten Anschreiben, Serienbriefe, Mahnungen, Abrechnungen werden ja ohnehin beim Empfänger hinterlegt.

Wenn Sie eingehende Post mit dem Dokumentenmanagement verarbeiten, können Sie diese Dokumente in einem Workflow den betreffenden Sachbearbeitern zukommen lassen und dabei gleichzeitig dem betreffeneden Objekt, dem Mieter oder Eigentümer, der Einheit und z.B. Ihren eigenen Projekten zuordnen und das Dokument dabei über Ihre eigene Dokumentenstruktur jederzeit wieder auffindbar ablegen.

Noch spannender ist die Zuordnung von Rechnungen egal, ob es sich um Einzel- oder Dauerrechnungen handelt. Eingehende Rechnungen können Sie per Workflow dem Sachbearbeiter zukommen lassen, der die Rechnung prüfen soll, der kann, wenn seine Prüfung erledigt ist, daraus direkt eine Überweisung erstellen, an der natürlich gleich die Rechnung angehängt ist. Wenn die Zahlung erfolgt ist, bleibt die Rechnung an der daraus entstehenden Buchung, so dass sie jederzeit von jedem berechtigten Arbeitsplatz aus eingesehen werden kann.

Ein besonderer Vorteil entsteht, wenn Sie Fernarbeitsplätze haben, diese können meist nur schlecht auf die im Büro abgelegten Rechnungen zugreifen, es sei denn, Sie verwenden ALCO HOUSE und das Dokumentenmanagement.

Es darf natürlich nicht verschwiegen werden, dass am Anfang etwas Aufwand zu betreiben ist, die Dokumente müssen natürlich eingescannt werden und zumindest dem Sachbearbeiter zugeordnet werden, der sich darüm kümmern soll.

Am Besten, Sie schauen sich die Arbeitsweise und das Ergebnis des Dokumentenmanagements in ALCO HOUSE einmal an. Tragen Sie einfach Ihren Terminwunsch unten in das Formular ein, wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.


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